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【民泊】テンプレあり!3年間保存義務の宿泊者名簿とは

困ったさき
困ったさき
民泊を始めたら宿に泊まった人の名簿を管理しないといけないらしい。どういう決まりがあるの?何を書いてもらえばいいの?

民泊運営を始めると、県から「宿泊者名簿の作成」について指示されます。つまり宿を利用して泊ってくれた人の名簿が必要、ということですね。ではどんなことを書いてもらえばいいのでしょうか?また名簿を作らないと罰則はあるのでしょうか?気になりますよね。

そこで、実際に民泊運営を始めた筆者が解説します!

この記事では、宿泊者名簿の概要、罰則、名簿に記載する事項、保存場所、保存期間、手作りした名簿のテンプレ(DL可)、記載してもらうタイミング、をご紹介しています。

これで宿泊者名簿の全体像が理解できるようになりますように!

宿泊者名簿の概要

「宿泊者名簿」とは簡単に言えば、宿を利用してくれた人全員分の名簿です。

よくホテルなどのチェックイン時にフロントで用紙を書かされますよね。それのことです。民泊の届出をする際に、県の担当者から説明があると思います。

参考までに宿泊者名簿の件は、住宅宿泊事業法第8条に記されているそうです。名簿を備え付けていなかったり、名簿を保存しなかった場合、30万円以下の罰金が科せられることもあるのだとか(法第76条)!

名簿に記載する事項

名簿に必要な項目を並べてみます。

宿泊者の氏名

 〃  住所

 〃  職業

 〃  宿泊日

 〃  国籍&旅券番号(パスポートのコピーも保存、コピーがあれば名簿への記載は省略しても可)※この項目は外国人(日本国内に住所を持たない人)に限る

以上です。

一点注意で、代表者一名分のみではなく、宿泊者全員分の情報が揃うことが必要です。

また、一日で複数組の受け入れを可能とする民泊の場合、どのグループに所属していた人なのかが分かるようにする必要があります。例えば、グループ1、グループ2、グループ3、などとホスト側で決めて記録すればOKです。

保存場所と期間

保存場所は以下のどちらかとされています。

届出住宅

住宅宿泊事業者の営業所または事務所

例えば、私たちの民泊であればホスト滞在型で家と宿泊場所が一緒なので、普通に家に置いてあります。

保存期間は以下です。

宿泊者名簿の作成日から3年間

ファイリングなどして丁寧に保存できたらいいですね。私も宿泊者名簿専用ファイルを作りました。個人情報なので取り扱いにも注意ですね!鍵付きの棚にしまう、人目に触れないところに隠しておく、などなど。

宿泊者名簿テンプレート

当初県からサンプルで頂いた様式を使っていたのですが、宿泊日などすべての宿泊者に当てはまる項目もいちいち記載しないといけない仕様だったので、その点を踏まえてリメイクしてみました。

こんな感じです。

私たちの宿は最大8名様まで宿泊可能なので、代表者含め8名分の枠があります。もっと可愛く作ってもいいかもしれないですね(至極シンプルにしてしまいました)。

大したものではありませんが、もしダウンロードしてお使いになりたい場合は以下よりどうぞ。

記載してもらうタイミング

私たちの場合は、チェックインしてすぐ、ハウスルールをご説明するときに記載してもらっています。そしてすぐに預かってしまうようにしています。

ゲストとホストお互い名簿のことを忘れてしまわないうちに済ませよう、という感じです。

まったくの余談ですが、名簿を書いてもらうとき実は緊張しています。どんなゲスト様なんだろう、楽しんでくれるかな、などチェックイン説明の時は多少ハラハラします。

まとめ

理解したさき
理解したさき
宿泊者名簿は代表者だけじゃなく、全員分を書いてもらう必要があるんだなあ。

ここまで、民泊運営において必須となる宿泊者名簿の基礎情報をまとめました。ではまた。

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さき
▼湖畔の古民家在住 ▼古民家暮らしを検討した際、心配性の不安を満たす情報が少なかったことから、自ら生活のリアルを伝えようとサイトを作成 ▼自然との触れ合いが生きがい/エコピープル ▼2級ファイナンシャル・プランニング技能士(AFP)/宅地建物取引士
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